Comment simplifier votre relation client grâce à la génération de documents dans le CRM Salesforce ?

Si vous avez besoin d’un contrôle entier sur vos modèles et de plus de flexibilité sur les formats de documents en entrée (modèles) et en sortie, nous recommandons l’utilisation de la solution éditique Gonexa Doc.

Créé par un éditeur français spécialiste de l’écosystème Salesforce, cet outil permet aux administrateurs métier de créer leurs propres modèles à l’aide d’un assistant intuitif et de les mettre ensuite à disposition des utilisateurs du CRM. Les documents peuvent être générés à la demande ou automatiquement, unitairement ou en masse. Les cas d’usage sont nombreux : devis, factures, contrats, courriers, fiches de présentation, résumés d’activité sur un compte client, fiches synthèse de réunion…

Créer son modèle est simple. Il suffit de définir, au préalable, les données voulues à partir d’un objet principal (par exemple un devis ou un contrat) et des objets « enfants » (par exemple les lignes de devis).

Ensuite, il est possible de définir les modalités d’utilisation du modèle. L’auteur commence par choisir comment les utilisateurs·rices interagiront avec la solution :

1. • Bouton ou flux automatisé ;
   • Choix de modèle en fonction de règles définies (devis simple pour les opportunités de moins de X €, devis complet pour les montants supérieurs) ;
   • Format de sortie (PDF ou identique au type de modèle afin que le document puisse être modifié avant envoi) ;
   • Méthode d’envoi : si le document doit être envoyé par email ou stocké dans Salesforce ou dans votre GED.

L’étape suivante consiste à préparer le modèle. Il s’agira d’insérer des balises dans le document. Pour cela, un assistant facilite l’exploration du modèle de données CRM afin de récupérer les noms des champs (qui seront insérés sous forme de codes dans le fichier Word, Excel, Powerpoint ou PDF). L’opération se fait en quelques clics seulement.

Le modèle peut être composé d’un document principal et de fichiers associés qui peuvent être réutilisés. C’est particulièrement utile pour les parties communes et complexes comme les conditions générales des présentations commerciales, etc. Dans les environnements internationaux, il est aussi possible de créer des variantes pour chaque langue.

Une fois le fichier modèle enregistré dans Salesforce, Gonexa Doc vérifie les balises et permet de tester l’injection des données d’un enregistrement sélectionné.

Dès que le modèle est validé, l’outil permet de déployer, en quelques clics, la définition et le fichier modèle sur le CRM de recette ou de production. Les utilisateurs ont directement accès à la génération de documents.

Au-delà de la génération unitaire, Gonexa permet de produire des documents en masse depuis une « vue liste » voire depuis un automatisme qui permet de générer plusieurs dizaines de milliers de fichiers en quelques minutes.

Gonexa Doc est donc parfaitement adapté aux équipes métiers qui exploitent plusieurs modèles de simples à complexes, qui changent régulièrement et qui ont besoin de réactivité. La production de fichiers bureautiques dont les parties complexes (par exemple juridiques) peuvent être finalisées manuellement : ce qui représente un avantage pour les processus sensibles. Enfin, la capacité à générer des gros volumes de documents de manière planifiée permet d’envisager des gains de productivité importants sur les tâches habituelles.