Des processus à mettre en place, plusieurs outils pour exécuter le même besoin…Peu de solutions permettant de tracer et automatiser efficacement les demandes provenant à la fois des collaborateurs et des utilisateurs ? Voilà quelques-uns des défis auxquels Ariane Assélé-Kama – Responsable de l’Unité IT BIS (Business & Interoperability Solution) chez IBBL a fait face en intégrant ses fonctions.
Elle s’est faite accompagnée par la société ITS4U, partenaire officiel de l’écosystème Atlassian au Luxembourg et notamment Kevin Joriatti – Responsable de la cellule d’expertise Atlassian. Découvrez son témoignage de l’adoption de la suite Atlassian comme soutien à la stratégie d’harmonisation du système d’information d’IBBL.
Pouvez-vous nous présenter IBBL en quelques mots ?
Ariane : « IBBL (Integrated Biobank of Luxembourg) est un institut, organisé au sein du Luxembourg Institute of Health (LIH), qui soutient la recherche biomédicale pour le bénéfice des patients. IBBL est une infrastructure de recherche intégrée offrant des services de collecte, de traitement, d’analyse et de stockage d’échantillons biologiques et de leurs données associées. De plus, IBBL effectue de la recherche pré‐analytique pour optimiser le traitement des échantillons biologiques et certifier leur qualité. IBBL est certifié ISO 9001:2015 et accrédité selon la norme ISO 17025:2005. Le système de gestion de la qualité d’IBBL est conçu pour être conforme avec les normes NF S96-900:2011 et ISO 17043:2010. La mission d’IBBL est de fournir des services en relation avec les échantillons biologiques, ainsi qu’une infrastructure de biobanque pour la recherche médicale appliquée. La vision d’IBBL est d’être un centre d’excellence international dans le domaine des biobanques et un partenaire estimé dans le développement de meilleures solutions de soins de santé. Pour plus d’informations, visitez le site institutionnel (www.ibbl.lu) ou le site grand public (www.biobank.lu). »
Et à propos de vous ? Quel est votre parcours et votre rôle au sein de l’association ?
Ariane : « Agée de 35 ans et maman d’un petit garçon de 4 ans, je suis franco-gabonaise vivant au Luxembourg depuis bientôt 3 ans.
J’ai rejoint l’équipe IBBL il y a 2 ans en tant que Responsable de l’Unité IT BIS (Business & Interoperability Solution) et Experte en Informatique Médicale & Interopérabilité. Ma mission première est de définir une stratégie IT autour d’une architecture & système d’information reposant sur des standards médicaux. J’assure également le suivi et le maintien en condition opérationnelle de notre système d’information (e.g. LIMS : Laboratory Information Management System).
Concernant mon parcours, après un BTS en Informatique puis un double diplôme d’Ingénieur généraliste / Master 2 Recherche en Informatique Médicale, j’ai obtenu mon doctorat en Informatique Médicale.
J’ai réalisé mon doctorat dans le contexte du projet Européen « DebugIT », à l’issue duquel j’ai été embauchée au sein du département informatique de l’Hôpital Européen Georges Pompidou en tant que Chef de Projet informatique.
J’ai ensuite été embauchée au sein de la société Dedalus France (ex. Medays) en tant que responsable R&D – Support de la “Business Unit” Laboratoire.
C’est après ces expériences riches que j’ai pris la décision de tenter une expérience internationale au Luxembourg.
Je suis passée par du consulting dans l’optique de développer une expertise en informatique médical, avant de croiser le chemin de l’IBBL jusqu’à mon poste actuel. »
Pourquoi avez-vous fait appel à ITS4U ? Dans quel contexte ?
Ariane : « J’étais à la recherche d’un système permettant de gérer de manière centralisée des demandes utilisateurs aussi bien en interne qu’en externe.
Nous disposions de plusieurs solutions parmi lesquelles les outils d’Atlassian. Après un Gap Analysis entre les différentes solutions, je me suis tournée vers l’écosystème Atlassian pour répondre à nos besoins.
Nous avions identifié plusieurs problématiques :
- Peu d’automatisation dans le processus de gestion des demandes et de prise en charge,
- Plusieurs canaux d’expression des besoins (e.g. mails, papier, fichiers Excel / Word, etc.)
- Difficulté de centralisation des demandes, de priorisation et de visibilité / suivi des utilisateurs
- Pas de gestion du backlog centralisée (projet, support etc.)
- Gestion des ressources : meilleure estimation de charges et allocation des ressources, vue centralisée workload et du backlog.
- Gestion du changement, Non-conformités, Test et release etc.
J’ai alors recherché sur Internet un partenaire officiel Atlassian à Luxembourg pouvant nous accompagner dans ce projet. C’est comme ça que j’ai contacté ITS4U en tant que supplier spécialisé dans l’écosystème Atlassian. J’ai tout de suite été contactée par Laurent du service commercial puis accompagnée par Kevin pour la partie technique »
En quoi l'écosystème Atlassian a-t-il été le plus adapté à votre besoin ?
Ariane : « L’écosystème Atlassian offre la possibilité de naviguer d’un outil à un autre sans devoir s’identifier à chaque fois. L’interface est sensiblement la même quel que soit l’outil. Cela nous permet d’interconnecter les outils entre eux de manière efficace et fluide..
J’apprécie la bonne ergonomie des solutions Atlassian, c’est simple d’utilisation. Cela nous a permis d’automatiser les tâches, de les centraliser avec un unique point d’entrée, peu importe l’outil utilisé ou le besoin.»
Comment décririez-vous la gestion de cette mission d’un point de vue technique et humain ?
Ariane : « Cela a été avant tout un challenge humain pour cette mission, plus qu’un défi technique. Techniquement, malgré les enjeux nous avons l’un après l’autre relevé les différents défis qui se présentaient à nous. Kevin nous a alors accompagné avec ténacité pour trouver les solutions appropriées à nos besoins. Nous avons encore de belles choses à faire sur la partie DevOps pour intégrer cette couche-là.
Le plus délicat fut la gestion du changement. Il faut accompagner le changement et laisser aux utilisateurs le temps de s’acclimater et d’adopter le nouveau système. »
Si vous deviez résumer en 3 adjectifs l’adaptation des solutions Atlassian à vos attentes, lesquels choisiriez-vous ?
Ariane : « Efficacité, pertinence et interopérable. On a réussi à aller au-delà de l’outil grâce aux plugins et à l’expertise de Kevin. C’était un projet à grande portée avec un impact direct sur nos tâches quotidiennes. Je tiens à remercier Kevin pour son engagement, je ne sais pas si j’aurai pu tomber sur mieux !»
